지출결의서 양식 작성방법(+예시,주의사항)

지출결의서 양식 작성방법 정보를 찾고 계신가요?

이 글을 읽고 관련내용을 확실히 알게 되실 겁니다.

지출결의서 양식 및 작성법, 예시, 주의사항까지 확인하러 가 보시죠.

글의 순서

1. 지출결의서란?
2. 지출결의서 관련 자주 묻는 질문
3. 지출결의서 작성 시 빈번한 실수
4. 지출결의서 용도와 종류
5. 지출결의서 작성 시 주의사항
6. 지출결의서 구성항목
7. 지출결의서 양식 작성방법
8. 지출결의서 작성 방법은?

1. 지출결의서란?

회사에 들어가면 다뤄야할 문서들이 많이 있는데요. 그 중 하나가 지출결의서입니다. 지출결의서는 회사 밖에서는 거의 듣지 못하는 서류일 수도 있는데요.

제가 전에 일한 회사에서는 매달 정기적인 지출결의서를 작성하여 경영진에게 제출해야 했습니다. 이 지출결의서에는 주로 사무용품 구매나 업무 관련 비용, 인쇄물 제작비 등과 같은 사내 비용이 포함되었습니다.

한 번은 업무를 위해 중요한 회의가 예정되어 있었고, 그에 따라 클라이언트를 접견하기 위한 업무용 인테리어 디자인을 완성해야 했는데요. 이에 따라 디자인 관련 소프트웨어를 구입하고, 인테리어 디자이너와의 협업을 위한 미팅 비용도 발생했습니다.

이러한 비용들을 내었던 것을 회사의 지출결의서에 정확하게 기재하여, 해당 내용이 결재자에게 올바르게 전달될 수 있도록 했는데요. 지출결의서는 비용이 발생할 때 내부관리 지출에 대하여 사전 승인을 요청한다는 관리 서류입니다.

지출결의서는 회사에서 비용이 지출될 때 상부에 결재를 받기 위해 작성하거나 지출에 대한 ‘내부통제용’으로 사용하기 위해 작성하는 것이 일반적입니다.

지출결의서 작성에는 지출의 현황, 어느 부서에서 필요한 물품인지, 언제 대금이 지출되어야 하는지, 결재조건은 무엇인지, 거래처나 고객 접대 시 어떤 인물인지 등의 여부를 기재하는데요.

결재를 하는 부서에서 올바른 판단을 하기위한 기초 자료로 이용됩니다. 지출 결의서 작서 시 자주 발생하는 실수 및 주의점은 아래에서 알아 보겠습니다.

2. 지출결의서 관련 자주 묻는 질문

Q1. 지출결의서 쓸 때 영수증은 꼭 필요할까요?

네, 꼭 필요해요.
지출결의서를 작성할 때는 지출이 실제로 일어났다는 걸 증명할 수 있는
영수증, 세금계산서 같은 증빙자료를
반드시 함께 첨부해야 해요.

Q2. 종이 말고 전자 문서로 보관해도 괜찮을까요?

네, 전자 문서로 보관하는 걸 오히려 추천드려요.
전자 문서는 검색도 쉽고,
공간도 절약되고,
장기 보관에도 유리해요.
요즘은 대부분의 회사가 디지털 문서로 전환해서 관리하고 있어요.

Q3. 지출결의서를 쓸 때 가장 중요한 건 뭔가요?

정확하고 구체적으로 쓰는 게 중요해요.
지출 항목,
금액,
날짜,
사용 목적 등을
빠짐없이 자세히 적고,
증빙 자료도 빠짐없이 첨부해야 해요.

3. 지출결의서 작성 시 빈번한 실수

1. 지출결의서를 늦게 제출하는 실수

문제점 : 지출결의서를 늦게 제출하면 회계부서의 업무가 늦어집니다.
해결방법 : 지출이 발생하기 전에 미리 작성해서 제출해야 합니다.

2. 내용을 부적확하게 기재하는 실수

문제점 : 지출 품목, 금액, 사유 등을 모호하게 적으면 회계 처리가 어렵습니다.
해결방법 : 지출 품목, 금액, 사유 등을 명확하고 구체적으로 적어야 합니다. 예를 들면, ‘사무용품 구입’ 대신 ‘A4 용지 10박스 구입‘ 처럼 자세히 적는 것이 좋습니다.

3. 증빙자료를 첨부하지 않는 실수

문제점 : 견적서, 계약서, 영수증 등의 증빙자료가 없으면 지출의 정당성을 입증하기 어렵습니다.
해결방법 : 지출결의서에 관련 증빙자료를 꼭 첨부해야 합니다. 예를 들면, 물건을 사면 영수증을 첨부합니다.

4. 회계 처리를 잘못하는 실수

문제점 : 계정과목이나 부가세 처리를 잘못하면 회계에 오류가 생깁니다.
해결방법 : 회계 전문가의 도움을 받아 정확하게 처리해야 합니다.

5. 회사 규정을 준수하지 않는 실수

문제점 : 회사의 지출 관련 규정을 확인하지 않고 작성하면 문제가 생길 수 있습니다.
해결방법 : 회사의 지출 규정을 잘 숙지하고 지켜야 합니다. 예를 들면, 회사에서 정한 양식과 절차를 따릅니다.

4. 지출결의서 용도와 종류

회사의 자금을 지출할 때는 회사 결정권자의 결재를 받아 지출을 하는 것이 일반적인데요.

규모가 작은 회사라면 모든 집행의 결정이 간단하게 이루어 질 수 있지만, 일정규모 이상의 회사라면 수시로 크고 작은 비용지출이 이루어지기 때문에 결정권자 혼자서는 모든 결정을 다 수행할 수 없습니다.

따라서 사전에 지출결의서를 통해 자금 지출에 대한 결재를 받고 자금 집행의 결과로 지출일자, 지출금액, 관련 증빙서류 등을 첨부하여 결과사항을 다시 결재 받게 됩니다.

지출결의서 작성은 올바른 회계처리를 위한 기초자료임과 동시에 대표자나 경영진이 올바른 자금집행을 하기 위한 중요한 자료가 되기도 합니다. 지출 결의서는 용도에 따라 종류가 다른데요. 내용은 아래와 같습니다.

지출결의서 종류

1. 입금결의서

현장에서 발행하는 제수입 사항 및 기타 입금사항의 경우 사용

2. 지출결의서

지출발생 시 회사 내부 관리상 지출의 사전 승인요청을 할 경우에 사용

3. 대체결의서

미지급 계정 설정 시 사용

입금결의서, 지출결의서, 대체결의서 작성의 편의를 위하여 지출 (입금, 출금, 대체) 결의서로 통합하여 사용하기도 합니다.

5. 지출결의서 작성 시 주의사항

지출결의서 작성의 전단계인 구매품의서는 어떠한 물품을 구매하거나 지출해도 좋은지 승낙을 받는 문서이고, 지출결의서는 품의서에 의하여 승낙 받은 물품대금을 지급하겠다는 결의서인데요.

원칙적으로 사업자가 사업상 지출되는 경비에 대해서는 그 증빙을 반드시 수취, 보관하고 있어야 하므로 일정금액 이상의 경비를 지출할 때에는 세금계산서 및 신용카드매출전표만이 그 정규 증빙으로 인정됩니다.

일정금액 미만의 경비 지출 시에도 원칙적으로 간이영수증을 수령해야 하는데요. 다만, 현실적으로 영수증을 수취할 수 없는 경우에는 사용자를 기재하고 해당 부서장이 확인한 지출결의서를 꼭 작성해야 합니다.

물품대금을 선지급 하거나 업무상 가지급금을 지급 할 때 등 금전의 지출이 발생할 때는 관련 증빙서류와 함께 지출결의서를 첨부하여 증빙처리를 할 수 있습니다.

지출결의서를 작성 할 때 유의해야 할 점이 있는데요. 아래에서 알아 보겠습니다.

지출결의서 작성 시 주의사항

1. 지출결의서의 작성요령 알기

지출결의서는 비용 발생 시 회사내부관리상 지출을 사전에 승인 요청한다는 관리서류인데요.
동시에 출금전표로 사용하는 회사도 있을 수 있는데, 지출결의서와 전표가 혼용된 지출결의서는 비용 지출 시 지출결의서 뒷면에 관련증빙을 첨부하게 됩니다.
또한 지출결의서는 내부통제용이고 경리부서 에서만 작성하는 것이 아니라, 경리지식이 없는 타부서 직원들도 작성할 수 있기 때문에 작성 요령을 숙지하고 있어야 합니다.

2. 자금과 회계의 기초자료이므로 분명하게 기재

지출결의서에는 구매(지출)의 내용, 어느 부서에서 필요한 물품(지출)인지, 언제 대금이 지출되어야 하는지, 결재조건은 무엇인지, 손님 접대 시 어느 거래처 손님인지 등등 여부를 결재하는 상사나 대표자가 올바른 판단을 하기 위한 기초자료라고 보면 됩니다.
따라서 지출결의서 작성은 올바른 회계처리를 하기 위한 기초자료임과 동시에 대표자나 경영진이 올바른 자금집행을 하기 위한 가장 중요한 자료이므로 신중하게 작성해야 합니다.

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6. 지출결의서 구성항목

지출결의서는 회사에 따라 사용하는 서식의 항목이 다를 수 있으나, 일반적으로 아래와 같습니다.

1. 발의부서

자금을 사용하는 부서
즉, 타부서에서 부서장의 승인을 받아 지출승인을 경리부에 요청할 때 작성하는 란으로
발의부서란을 보면 어느 부서에서 누가 어떤 용도로 자금을 요청하여 사용했는지 여부를 알 수 있습니다.

2. 경리부서

발의부서나 임직원이 자금지원을 요청을 하였을 때, 이에 대한 자금이 적재적소에 지출이 될 것인지 여부를 판단하여 ‘지출승인’을 확인하는 란입니다.
즉, 자금집행의 최종결정자인 경리책임자 및 임원이나 대표자가 자금결재 시 ‘경리부서’란에 경리책임자 ‘날인’이 되어있는 것을 보고
해당자금이 적재적소에 쓰일 것이라는 객관적인 판단을 할 수 있습니다.

3. 입력확인

지출결의서를 타부서에서 작성하여 제출 시 회계프로그램을 사용하여 전산으로 장부를 입력하는 회사에서는 해당 지출결의서의 ‘장부입력’ 여부를 확인하는 란으로
현금출납부 및 외상매출금원장 등 기타 보조부 작성여부를 확인하는 것입니다.

4. 출납확인

발의부서나 임직원이 지출결의서를 제출하고 정상적인 승인 받은 후 해당 자금을 경리부서로 요청 시 해당자금이 현금이나 보통예금 등으로 인출여부를 확인하는 란입니다.
이 경우는 지출결의서를 다른 부서로부터 수령하였다 하더라도 결재가 정상적으로 이루어지지 않은 전표와 구분할 수 있습니다.
즉 지출결의서상의 ‘출납확인’이 경리부서에서 날인한 경우는 자금이 지출되었다는 것을 말합니다.

5. 회계일자

회계처리일자를 말하며 자금이 지출된 날짜나 세금계산서 등을 수령하여 발생주의나 현금주의에 의하여 회계처리를 한 날짜를 기재한 란입니다.

6. 지출예정일자

발의부서나 품의부서에서 자금지출 요청 시 언제 얼마의 금액을 지출해 달라는 요청을 하는 란입니다.
예를 들어, 지출결의서를 10월 20일날 타 부서로부터 수령하였더라도 ‘지출예정일자’의 날짜가 10월 22일로 되어있다면 10월 22일자로 자금을 지출하면 되며 이 경우 회계처리일자는 10월 22일이 됩니다.

7. 내역

자금을 지출하려는 용도를 간단히 기술하는 곳입니다.
예를 들어 영업부에서 영업활동을 위한 차량구입 요청 시 차량이 왜 필요하고 구입가는 얼마고 누가 운행하는지 여부를 품의서나 기안서를 대신하여 자금지출 용도를 기술하는 곳입니다.

8. 첨부

‘내역‘란이 부족하여 일일이 다 적지 못하는 경우나
자금지출 용도에 따른 참조사항이 있는 경우에 작성합니다.
예를 들어 차량구입 시 차량종류 및 단가, 할부여부, 비교 견적서 등을 지출결의서 이면에 ‘첨부’ 한다는 것을 기재하는 란이며,
이 경우 ‘첨부’란에 ‘견적서’라고 기재가 되어 있으면 경리부서 책임자나 대표자는 지출결의서 이면에 첨부된 ‘견적서’ 등을 참조하여 자금집행 여부를 결정하게 됩니다.

9. 지급처

해당 자금이 지출되는 거래상대방의 거래처명을 기재하는 란입니다.
상대 거래처가 사업자가 아니고 임직원 개인이라면 임직원 개인 이름을 기재하면 됩니다.

10. 비고

지출결의서의 내용에 대하여 참조할 사항이나 ‘특이사항‘이 있는 경우 ‘비고’란에 기재함으로써 자금집행자가 올바른 판단을 할 수 있도록 특이사항을 기재하는 곳입니다.

11. 적요

자금이 지출된 내역을 간단히 기술하는 곳입니다.
지출결의서를 작성할 때 금액 다음으로 가장 중요한 사항이 ‘적요’란 입니다.
이 경우 출금전표란에 작성하도록 되어 있습니다.

7. 지출결의서 양식 작성방법